Makkelijk een online schoolgids maken voor jouw middelbare school

Een digitale of online schoolgids, mag dat — en waar moet ik op letten?

In artikel 24a, lid 3, van de WVO is opgenomen dat het bevoegd gezag een schoolgids uitreikt aan ouders/verzorgers of leerlingen bij de inschrijving en jaarlijks na de vaststelling van de schoolgids. Het volstaat bovendien dat wanneer een ouder aangegeven heeft digitaal bereikbaar te zijn, deze schoolgids digitaal te verspreiden. Ja, een digitale schoolgids voldoet.

? Allereerst: de valkuilen 

Er is wel een aantal valkuilen verbonden aan het gebruiken van een digitale of online schoolgids.

1. Een PDF-bestand veroudert ??

Vaak kiezen scholen ervoor een PDF-bestand te verspreiden per e-mail of op de website. Vanaf het moment dat de schoolgids onomkeerbaar verspreid wordt onder de ouders, is deze niet meer aan te vullen of te bewerken door de school. Bovendien wijst de praktijk uit dat een gedownloade schoolgids die niet meer actueel is, vaak nog wel op de computer staat van de ouder of leerling — waardoor zij dus een oude schoolgids raadplegen.

2. Lastig te doorzoeken ??‍♂️

Het doorzoeken van een PDF-schoolgids is lastig! Niet elke ouder of leerling is super handig met de computer. En een papieren schoolgids is al helemaal lastig te doorzoeken, al helemaal als je op zoek bent naar een bepaalde persoon.

3. De school heeft extra veel om bij te houden ?

Een digitale schoolgids betekent vaak dat er een losse download komt op de website. Deze losse download is een PDF-bestand gebaseerd op de bewerkbare schoolgids, in bijvoorbeeld Word. Dan zijn er ook nog ouders die aangeven de schoolgids liever op papier te ontvangen.

En er zijn scholen die zelfs een speciale website laten maken voor de schoolgids, wat wéér een "extra" schoolgids is om bij te houden.

4. Schoolgids op de website...? ?

Een schoolgids op de website van de school lijkt dan een uitstekende uitkomst, echter wordt deze nog wel eens vergeten bijgewerkt te worden of is hij in de eerste plaats lastig te vinden voor de websitebezoeker.

5. Geen ruimte voor andere informatie, die niet met iedereen gedeeld hoeft te worden ??‍?

Scholen hebben vaak nog extra informatie die zij willen delen met de ouders en leerlingen die niet noodzakelijk openbaar beschikbaar hoort te zijn — bijvoorbeeld omdat deze alleen is voor docenten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan handleidingen, beleidsstukken of praktische informatie voor bijvoorbeeld een schoolreisje.

Het is handig als je deze informatie dan wel kwijt kunt op een plek die net zo logisch als de schoolgids, maar dat je precies in handen hebt wie de content te zien krijgt.

6. Privacy ?

Schoolgids (websites) bevatten vaak de contactgegevens van alle docenten en stafleden, of zelfs het 06-nummer van deze medewerkers. Online robots kunnen deze contactgegevens belagen met spam en verkopers benaderen vaak stafleden zonder dat ze daar per sé op zitten te wachten.

Dus... 

• Een speciale website voor de schoolgids vergt veel onderhoud en is niet als één geheel beschikbaar en de beheerders hebben de zoveelste inloggegevens om te onthouden;
• Schoolgidsen (digitaal en papier) zijn vaak lastig te doorzoeken, al helemaal als er wordt gezocht naar een medewerker van de school;
• Een PDF-bestand vraagt om handmatig hernieuwd te worden als deze op de schoolwebsite wordt gepubliceerd;
• Er is geen plek om aanvullende informatie (denk aan handleidingen of praktische informatie) te delen

? Hoe vermijd ik deze valkuilen?

Met Schoolplein van middelbare.school!

De module Schoolplein van ons online aanbod aan apps voor het voortgezet onderwijs staat de school in staat om makkelijk een schoolgids te maken, met de volgende handige functionaliteiten:

• Zet zichzelf automatisch om in een printbare, modern opgemaakt PDF-bestand;
• Is makkelijk op de website te zetten, altijd actueel met de website widget;
• Bevat een personeelslijst;
• Is snel te doorzoeken (informatie + personeelslijst)
• Kan makkelijk worden ingedeeld met behulp van categorieën en door middel van klikken slepen;
• Kan worden afgeschermd van het grote publiek en met zichtbaarheidsinstellingen alleen worden getoond aan bepaalde gebruikersgroepen;
• Hoeft maar op één plek te worden bijgehouden
• Kan uitgebreid worden met Office 365 documenten

Welke informatie moet er in schoolgids staan voor het voortgezet onderwijs?

? Verplichte onderwerpen voor de schoolgids (bron: Rijksoverheid)

• De doelen van het onderwijs en de resultaten die met het onderwijsleerproces worden bereikt, waaronder, in ieder geval met betrekking tot het schooljaar voorafgaande aan het schooljaar waarin de schoolgids wordt vastgesteld en onderscheiden naar soort onderwijs, voor elk leerjaar
• De wijze waarop aan de ondersteuning van leerlingen die extra ondersteuning behoeven wordt vormgegeven
• De vrijwillige ouderbijdrage en hoe de school hiermee omgaat
• De rechten en plichten van de ouders, de voogden, de verzorgers, de leerlingen en het bevoegd gezag — zoals bijvoorbeeld de klachtenregeling
• Het beleid met betrekking tot de veiligheid
• Het verzuimbeleid (waar je trouwens tijd op kunt besparen met de module Absentie!)
• Het samenwerkingsverband waarbij de school is aangesloten
• Welke personen verantwoordelijk zijn voor o.a. zorg en veiligheid op de school
• De maatregelen die zijn genomen in het kader van kwaliteitszorg

❤️ Onderwerpen die leerlingen en ouders graag zien

• Aanbevolen schoolspullen
• Handige apps voor leerlingen en ouders
• Handleidingen
• Hoe zijn schoolfoto's geregeld?
• Het examenrooster en belangrijke informatie die bij de examens hoort
• Verkeersveiligheid rondom de school
• Belangrijke data en vakanties
• Hoe contact op te nemen is met de school (iets wat standaard bij "Mijn school" te vinden is in middelbare.school)

Hoe maak ik de beste schoolgids ooit?

Scoor punten bij ouders, leerlingen en collega's met onze module Schoolplein! Dat is al de helft van het werk. Bovendien bespaar je er gigantisch veel tijd mee.

Klik hier voor alle functies en uitgebreide informatie!