Introductie privacytools

Toestemming vragen aan leerlingen en ouders voor het verwerken van persoonsgegevens

Direct in de schoolportal — nu gratis voor alle scholen

Deze maand hebben we de zogenaamde Privacytools uitgebreid op ons platform. Naast alleen het delen van een privacybeleid per schoolvestiging, kan een school nu ook toestemming vragen voor het verwerken van persoonsgegevens van leerlingen voor diverse redenen.

Denk bijvoorbeeld om het vragen van toestemming om de naam van een leerling te delen met de schoolfotograaf. Of het delen van informatie betreft ziekteverzuim met de GGD.

Wat is een toestemmingsgroep?

Een zogenaamde toestemmingsgroep in middelbare.school is een specifieke categorie voor gegevensverwerking door de school. In middelbare.school is voor elke toestemmingsgroep ruimte voor een herkenbaar icoontje en een korte maar duidelijk omschrijving. 

Bovendien is er een leeftijd in te stellen vanaf wanneer de leerling zelfstandig deze toestemming mag geven en of de mentor mag zien of een leerling ergens toestemming voor heeft gegeven.

Hoe worden leerlingen en ouders herinnerd om toestemming (of niet) te geven?

Zodra de leerling of ouder inlogt op het dashboard van Schoolplein of Absentie, is daar meteen de pop-up met een snelle manier om de voorkeur door te geven.

Er is een uitgebreidere pagina waarop ook de omschrijvingen van de toestemmingsgroepen zichtbaar zijn.

Ouders kunnen per leerling (onder de leeftijdsgrens van de toestemmingsgroep in kwestie) hun toestemming geven, of juist niet. Toestemming is in geen enkel geval verplicht en het is niet zo dat elke toestemmingsgroep aangevinkt moet worden door de ouder of leerling. "Geen toestemming" is ook een antwoord; het gaat er tenslotte om dat de ouder en leerling wel gevraagd worden om hierop te reageren.

Wie kan binnen de school zien waar leerlingen toestemming voor hebben gegeven?

Er zijn twee manieren om te zien voor welke leerlingen de school wel of geen toestemming heeft gekregen per toesteminsgroep.

In de mentorklas

Als dit is aangevinkt bij de toestemmingsgroep in kwestie, kan ook de mentor zien of ergens toestemming voor is gegeven. Dit is te zien op de pagina van de mentorklas, met behulp van de icoontjes.

Excel-download voor school- en organisatiebeheerders

Tot slot is er een totaaloverzicht te downloaden waarin met "Ja" of "Nee" wordt aangegeven voor elke leerling, per toestemminsgroep, of er toestemming is gegeven voor de gegevensverwerking in kwestie.

Dit kan de beheerder doen op de beheerpagina van de toestemmingsgroep d.m.v. de knop rechtsboven in de toolbar of door bij de instructies op de knop "Download totaaloverzicht" te klikken.

Voordelen

1. Leerlingadministratiesystemen zoals Somtoday hebben dergelijke functionaliteiten nog niet in hun pakket;
   
   
2. Er is een handig overzicht te downloaden in een format dat breed wordt geaccepteerd (Excel);
   
   
3. Mentoren zijn zo ook op de hoogte, bijvoorbeeld welke namen er doorgegeven mogen worden de bowlingbaan voor de teamindeling bij het klassenuitje (specifiek voorbeeld) of wie er wel/niet op de foto mogen bij een activiteit;
   
   
4. Leerlingen en ouders worden altijd herinnerd bij inloggen, als een reactie ontbreekt;
   
   
5. Eenvoudig een leeftijdsgrens in te stellen;
   
   
6. Toestemmingsgroepen blijven het hele schooljaar staan en hoeven niet elk schooljaar opnieuw te worden aangemaakt
   
   
7. Met duidelijke uitleg/instructies voor leerlingen én ouders