Absentie

De oplossing voor het online regelen van verzuim en verlof

De verzuimadministratie in de cloud. Met online verzoeken om verlof en berichten van verzuim, digitale handtekeningen en eenvoudige controle.

Wat houdt de module Absentie in?

Met het systeem van middelbare.school kan een school twee soorten verzuim verwerken. In de toekomst (verzoeken om verlof) en in het verleden (berichten van verzuim).

Als je inlogt op het Schoolplein of op het reguliere dashboard, is meteen een greep van meest recente inzendingen zichtbaar, evenals een status quo — het aantal nog te controleren inzendingen.

Elke inzending wordt door een ouder of voogd ingevuld. Zowel de ouder als de leerling worden per e-mail op de hoogte gehouden van de status van de aanvraag.

Het schoolpersoneel, veelal een afdelingshoofd en absentie- controleurs, keurt een absentie goed of af. Bij afkeuring kan er een reden waarom worden opgegeven.

De absenties worden opgeslagen in onze cloud en zijn gemakkelijk door de toegangsgerechtigde personen te downloaden als een Excel-bestand.

Hoe werkt het absentie indienen?

Briefjes maken plaats voor het digitale tijdperk.

1
Een ouder vult het online formulier in

Hier komt de ouder via de widget op de website van de school of door in te loggen

De ouder kiest een kind en vult in minder dan 1 minuut de data van de afwezigheid in, kiest een reden en zet een echte handtekening

2
Het systeem behandelt het verzoek

Wij delen het verzoek automatisch in als bericht van verzuim of verzoek om verlof

De leerling en ouders krijgen een bericht per e-mail — zo is iedereen altijd op de hoogte

Het verzoek wordt in de cloud opgeslagen en is daarmee zowel in te zien door de leerling, ouder en door de school

3
Een medewerker van school controleert

Wat wij niet kunnen weten, is of het verlof geoorloofd is — daar gaat de school over

De verzuim-coördinator beschikt over alle info van deze inzending, de leerling en de ouder

Met een druk op de knop accepteert of weigert de verzuim-coördinator de inzending en iedereen wordt meteen geïnformeerd

Hoe gaat gaat de controle in zijn werk?

Wij zorgen dat de school tot een goed oordeel beslissing kan komen over het verlof van de leerling.

1
De verzuim-coördinator opent het dashboard

In het dashboard staan meteen alle meest recent ingediende verzoeken

Door naar het overzicht te gaan, kan er worden gezocht en gefilterd in het archief

De verschillende soorten verzoeken zijn te herkennen aan hun kleur en diens statussen door middel van een icoontje

2
De verzuim-coördinator controleert de gegevens

Alle relevante informatie over de leerling is in één oogopslag zichtbaar, ook van de ouder

Elk verzoek heeft een audit trail, waarmee collega’s elkaar automatisch informeren

De handtekening die is gezet wordt getoond met een steekproef van handtekeningen die eerder zijn gebruikt door dezelfde ouder

3
Met een druk op de knop goedkeuren of weigeren

De beoordeling van de verzuim-coördinator uit zich in een druk op de knop

Zowel de leerling als de ouder worden meteen op de hoogte gesteld van de update

De keuze wordt geregistreerd in de audit trail en het verzoek wordt gearchiveerd

De voordelen van Absentie op een rijtje

💡 Ouders altijd geïnformeerd

Om te voorkomen dat leerlingen achter het account van hun ouders kruipen, krijgen ouders mails bij inlogpogingen, het indienen van een verzoek en na de controle

🔍 Fraudepreventie

Wij geven de verzuim-coördinator een handig referentiekader van de leerling en de ouder om de kans zo klein mogelijk te maken dat vervalsde inzendingen goedgekeurd worden

🔍 Fraudepreventie

Ons systeem bespaar de school, leerling en ouder tijd omdat middelbare.school de hedendaagse technologie optimaal benut — zo kunnen ouders tekenen voor verlof op hun mobiele telefoon!

🌿 Duurzaamheid

De module Absentie bespaart de school niet alleen tijd, maar ook nog eens papier. Dit is niet alleen duurzaam, maar scheelt ook handschriften ontcijferen, sorteren en archiveren.

🗃 Downloads

Het online archief kan niet alleen worden doorzocht en gefilterd, maar ook worden geëxporteerd naar Excel. Bovendien kan personeel een dagelijkse en wekelijkse download-herinnering instellen.

👨‍👧 Leerling- en ouderkaarten

In leerling- en ouderkaarten zie je wanneer de laatste verzoeken zijn ingediend en voor welke data het geoorloofde verzuim is toegekend — of juist niet

Spreek met een vertegenwoordiger

Door te mailen naar info@middelbare.school of ons te bellen bellen op +31 (0)416 65 25 01 krijg je direct contact met iemand uit het team.

Niels Aussems
Vertegenwoordiger
Thierry Maasdam
Product owner

Alles op een rijtje

Overzichtelijke overzichten

Verzoek om verlof
Anne de Weert,
1MH2
Tandartsafspraak
Dinsdag 22 mei van 15:15 tot 16:05
Bericht van verzuim
Mohammed Boskurt,
5AG2
Ziek
Woensdag 16 juni van 8:30 tot 16:05
Bericht van verzuim
Isabelle Hogedoorn,
5V2
Ortho (beugel los)
Donderdag 21 juni van 11:20 tot 12:10
Overzicht voor verzuim-coördinators

Al vanuit het dashboard heeft de verzuim-coördinator (net zoals een afdelingshoofd!) een overzicht van de meest recent ingediende verzoeken om verlof en berichten verzuim met snelle, relevante informatie.

Overzicht voor ouders en leerlingen

Zowel de ouders als leerling kunnen een historie inzien in de portal van de school. Zo weten ze precies welk verlof hen is toegekend en welk verlof niet. Bovendien krijgen ze meldingen en kunnen ze dit archief doorzoeken.

Zouden wij uw handtekening mogen?

Zo makkelijk als tekenen voor een pakketje

Handtekeningverificatie

Laat ouders digitaal een handtekening zetten om garant te staan voor de absentie van hun kind. Deze handtekening wordt veilig opgeslagen in de cloud, om gecontroleerd te worden door de school.

Leerling kiezen

Ouders kunnen gemakkelijk hun kind selecteren boveaan het formulier.

Handige link

Elke school krijgt een eigen link, gebaseerd op een afkorting van de schoolnaam; “WVOC” bijvoorbeeld. In onze verkorte link wordt dat verzu.im/wvoc.

Bye bye, briefjes

Historie in de cloud

Omdat de school haar historie van absentie in de cloud opslaat, zijn briefjes verleden tijd geworden. Ouders, leerlingen en school- personeel hebben een handig digitaal overzicht van de ingediende aanvragen.

Zoek en filter

Filter op goedgekeurde, afgekeurde of wachtende berichten van verzuim of verzoeken van verlof. Zoek op klas, leerling, ouder, e-mailadressen, leerlingnummer en meer.

Exporteer naar Excel

Kopiëren en plakken is zo veel beter dan ontcijferen en overtypen. Zet vanuit Excel gemakkelijk absenties in Somtoday, Magister of andere leerlingvolgsystemen.

Betere naleving leerplichtwet

Absentiecontrole

Verifieer een digitaal bericht van verzuim of verzoek om verlof op een overzichtelijke pagina. Zie de ingezonden handtekening, en relevante handtekeningen uit de historie. De ingezonden leerlinginformatie staat op dezelfde pagina, ook ter controle.

Optimaal voldoen aan de leerplichtwet

De Inspectie van het Onderwijs van het ministerie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ziet sinds schooljaar 2018/2019 strenger toe op de verzuimadministratie van scholen.

In een oogopslag

Alle gegevens staan op een intuïtief en overzichtelijk ingerichte pagina. Met een druk op de knop keurt een afdelingshoofd of absentie-controleur de inzending goed of af.

Iedereen op de hoogte

Heldere communicatie per e-mail naar de ouder en leerling. Helemaal automatisch. Voor schoolpersoneel is er ook een audit trail.

Schoolcommunicatie goed organiseren doe je zo

🍳 Eenvoudig doeltreffend

Makkelijk om bij te houden, nog makkelijker om te gebruiken. Het platform is overzichtelijk, intiutief en is gemaakt voor iedereen.

📈 Blijven verbeteren

Het hele schooljaar door creëren wij nieuwe mogelijkheden voor jouw school om het beste uit online communicatie te halen.

🚀 Binnen 1 dag online

Collega's uitnodigen, leerlingen importeren en vullen met content. Dat is alles om het nieuwe intranet te lanceren.

😉 Interactief

Communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Met onze interactieve portal hoor je ook eens iets terug — met polls, verkiezingen en meer.

🏋🏽‍♀️ Schaalbaar

Voor scholengroepen: één keer inloggen. Daarna makkelijk switchen tussen schoolvestigingen, met elk een eigen huisstijl.

👮🏼‍♂️ Veilig

Onze poortwachters houden het digitale gespuis buiten — en persoonsgegevens binnen. Lid van het Privacyconvenant Onderwijs.

Eerst zien, dan geloven?

Gratis demo

Laat ons contact met je opnemen

Ontdek hoe Absentie kan werken voor jouw middelbare.school

Door dit formulier te versturen, vraagt u ons u per e-mail te benaderen over het aanbod van middelbare.school voor uw onderwijsinstelling.